Verslo augimas yra džiuginantis procesas, tačiau kartu su juo atsiranda ir nauji iššūkiai. Vienas iš jų – suvokti, kada jūsų įmonės naudojama apskaitos programa nebeatitinka jūsų poreikių. Galbūt tai sistema, kuri puikiai tarnavo jums kelerius metus, bet dabar, augant verslui, ji tapo neefektyvi ir ribojanti. Kaip suprasti, kad atėjo laikas ieškoti naujo sprendimo? Šiame straipsnyje aptarsime 7 aiškius ženklus, rodančius, kad jūsų dabartinė apskaitos programa jau neatitinka jūsų verslo poreikių.
1. Augantis duomenų apimties valdymo sudėtingumas
Pirmasis aiškus ženklas, kad jūsų apskaitos programa tapo „per silpna” – duomenų valdymas virsta kasdiene kova. Jei pastebite, kad:
- Sistema pradeda strigti ar veikti lėčiau apdorojant didesnius duomenų kiekius
- Dažnai tenka eksportuoti duomenis į Excel skaičiuoklę papildomai analizei
- Duomenų įkėlimo procesai užtrunka nepagrįstai ilgai
- Reguliariai susiduriate su duomenų bazės apribojimais
Tai rodo, kad jūsų apskaitos sistema nebegali efektyviai susidoroti su jūsų verslo augimo tempais. Šiuolaikinės apskaitos programos yra sukurtos apdoroti didelius duomenų kiekius be vėlavimų ir apribojimų.
2. Ribotos integracijos galimybės su kitomis verslo sistemomis
Šiandieniniame verslo pasaulyje sistemų sąveika yra ypač svarbi efektyviam darbui. Jei pastebite, kad:
- Negalite integruoti savo apskaitos programos su e-komercijos platforma
- Sudėtinga susieti apskaitos sistemą su sandėlio valdymo programa
- Duomenų perkėlimas tarp CRM ir apskaitos sistemos reikalauja rankinio darbo
- Nėra galimybės sujungti apskaitos su darbo užmokesčio ar personalo valdymo sistemomis
Tai aiškus ženklas, kad jūsų apskaitos programa nebeatitinka šiuolaikinių verslo poreikių. Moderni apskaitos programa turėtų lengvai integruotis su įvairiomis verslo sistemomis, leisdama duomenims laisvai judėti tarp skirtingų platformų.
3. Ribota prieiga prie realaus laiko duomenų ir analitikos
Verslo sprendimai turi būti priimami remiantis naujausia informacija. Jei pastebite, kad:
- Finansinių ataskaitų generavimas užima daug laiko
- Nėra galimybės stebėti svarbiausius veiklos rodiklius realiu laiku
- Sudėtinga kurti individualizuotas ataskaitas
- Negalite analizuoti duomenų įvairiais pjūviais be IT specialistų pagalbos
Tai rodo, kad jūsų apskaitos sistema nebeatitinka šiuolaikinių verslo analitikos poreikių. Naujesnės apskaitos programos siūlo galingas analitikos funkcijas, kurios leidžia momentaliai gauti vertingus verslo įžvalgas.
4. Mobilios prieigos ir nuotolinio darbo apribojimai
Šiuolaikinis verslas reikalauja lankstumo ir galimybės dirbti iš bet kur. Jei pastebite, kad:
- Jūsų apskaitos programa neturi mobilios aplikacijos
- Sudėtinga prisijungti prie sistemos ne iš biuro
- Nuotolinis darbas su apskaitos programa yra nepatogus arba neįmanomas
- Sistema neveikia debesijos principu
Tai rodo, kad jūsų apskaitos programa nebeatitinka šiuolaikinių darbo modelių. Šiandien debesų kompiuterija grindžiamos apskaitos programos leidžia pasiekti visus duomenis bet kuriuo metu ir iš bet kurios vietos, kur yra interneto ryšys.
5. Didėjančios saugumo problemos
Finansinių duomenų saugumas yra kritiškai svarbus. Jei pastebite, kad:
- Jūsų apskaitos programa nebeturi reguliarių saugumo atnaujinimų
- Nėra dviejų faktorių autentifikacijos galimybės
- Sudėtinga nustatyti skirtingus prieigos lygius darbuotojams
- Duomenų atsarginių kopijų kūrimas yra sudėtingas arba neautomatizuotas
Tai rimtas ženklas, kad jūsų apskaitos sistema kelia riziką jūsų verslui. Šiuolaikinės apskaitos programos siūlo pažangias saugumo funkcijas, įskaitant šifravimą, prieigos kontrolę ir automatinį atsarginių kopijų kūrimą.
6. Sudėtingas atitikimas besikeičiantiems teisiniams reikalavimams
Mokesčių įstatymai ir apskaitos standartai nuolat keičiasi. Jei pastebite, kad:
- Jūsų apskaitos programa nėra reguliariai atnaujinama pagal naujausius teisinius reikalavimus
- Sudėtinga įgyvendinti naujas PVM taisykles ar apskaitos standartus
- Nesugebate lengvai generuoti ataskaitų, reikalingų mokesčių institucijoms
- Mokesčių skaičiavimas reikalauja papildomų rankinių veiksmų
Tai rodo, kad jūsų apskaitos sistema gali kelti riziką jūsų verslo atitikčiai. Naujesnės apskaitos programos yra reguliariai atnaujinamos, kad atitiktų besikeičiančius teisinius reikalavimus.
7. Augančios palaikymo išlaidos ir mažėjantis efektyvumas
Galiausiai, vienas iš aiškiausių ženklų, kad laikas keisti apskaitos programą, yra didėjančios išlaidos ir mažėjantis efektyvumas. Jei pastebite, kad:
- Vis daugiau laiko praleidžiate spręsdami technines problemas
- Reikalingi papildomi darbuotojai duomenų suvedimui ir apdorojimui
- Išlaidos sistemos priežiūrai nuolat auga
- Daug procesų tenka atlikti rankiniu būdu, nors jie galėtų būti automatizuoti
Tai rodo, kad jūsų apskaitos sistema tapo ekonomiškai neefektyvi. Investicija į naują, modernią apskaitos programą gali atrodyti didelė, tačiau ilgalaikėje perspektyvoje ji gali žymiai sumažinti operacinius kaštus ir padidinti darbo efektyvumą.
Kokią apskaitos programą pasirinkti?
Nusprendus, kad atėjo laikas keisti apskaitos programą, svarbu atlikti išsamią rinkos analizę ir įvertinti skirtingus sprendimus pagal jūsų verslo specifinius poreikius. Šiuolaikinės apskaitos programos siūlo įvairias funkcijas, pritaikytas skirtingo dydžio ir sektorių įmonėms.
Pirmiausia, apibrėžkite savo verslo poreikius ir biudžetą. Tada ieškokite sprendimo, kuris siūlo:
- Galimybę lengvai plėstis augant jūsų verslui
- Plačias integracijos galimybes su kitomis jūsų naudojamomis sistemomis
- Patogią vartotojo sąsają, kuri sumažins mokymo laiką
- Debesijos pagrindu veikiančią platformą, užtikrinančią prieigą iš bet kur
- Patikimą saugumo infrastruktūrą
- Reguliarius atnaujinimus, atitinkančius besikeičiančius teisinius reikalavimus
- Kokybišką klientų aptarnavimą ir techninę pagalbą
Tinkamos apskaitos programos pasirinkimas gali žymiai pagerinti jūsų verslo procesų efektyvumą, sumažinti administracines išlaidas ir suteikti vertingų įžvalgų verslo augimui. Investicija į modernią apskaitos sistemą yra investicija į jūsų verslo ateitį.
